Algemene Voorwaarden — Fit in Finance

1

Over Fit in Finance

Fit in Finance is een eenmanszaak gevestigd aan Hazelaarshof 6, 3862 WS Nijkerk. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 75152614 en btw-identificatienummer NL002041627B43.

Fit in Finance is een administratiekantoor — geen accountants- of belastingadvieskantoor. Wij verzorgen de dagelijkse en periodieke administratie voor ondernemers, waaronder het inboeken van facturen en bonnen, het opstellen van btw-aangiftes, het opmaken van jaarcijfers en het beschikbaar stellen van boekhoudlicenties.

Fit in Finance is bij de Belastingdienst geregistreerd als officieel belastingintermediair onder beconnummer 784266. Dit betekent dat wij namens onze klanten belastingaangiftes mogen indienen en gebruik kunnen maken van de uitstelregeling voor belastingconsulenten — waardoor wij voor jou uitstel van aangifte kunnen aanvragen als dat nodig is.

Wij zijn geen geregistreerd accountant en zijn daarmee niet onderworpen aan tuchtrecht van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants). Voor accountantsverklaringen of wettelijke controleopdrachten verwijzen wij door naar een daartoe bevoegde partij.

2

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Fit in Finance. Door het aangaan van een overeenkomst met Fit in Finance — mondeling, schriftelijk of via onze website — ga je akkoord met deze voorwaarden.

Jouw eigen algemene voorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij wij daar uitdrukkelijk schriftelijk mee hebben ingestemd. Bij strijdigheid tussen jouw voorwaarden en de onze gelden altijd de voorwaarden van Fit in Finance.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen. Overige afspraken of toezeggingen, mondeling of via WhatsApp gedaan, binden Fit in Finance alleen als ze schriftelijk zijn bevestigd.

3

Onze dienstverlening

Fit in Finance biedt administratieve dienstverlening aan voor eenmanszaken, VOF's en BV's. Onze standaarddiensten bestaan uit:

Het verwerken en inboeken van inkomende en uitgaande facturen, bonnen en bankafschriften
Het opmaken en indienen van kwartaal- of maandelijkse btw-aangiftes via de Belastingdienst
Het bijhouden van een actuele administratie in e-Boekhouden (inclusief licentie)
Het opstellen van jaarcijfers (winst- en verliesrekening en balans)
Vennootschapsbelasting (VpB)-aangifte en KvK-deponering voor BV's
Inkomstenbelasting (IB)-aangifte op verzoek (PLUS-pakket)
Periodiek financieel advies en bereikbaarheid voor vragen

Exact welke diensten zijn inbegrepen, staat beschreven in de offerte of het pakket dat je hebt gekozen. De pakketbeschrijvingen op onze website zijn informatief; de offerte of bevestigingsmail is bindend.

                Let op: wij zijn een administratiekantoor, geen belastingadviseur.

                Onze werkzaamheden zijn gebaseerd op de informatie die jij ons aanlevert. Wij geven geen fiscaal advies als bedoeld in de Wet op de Registeraccountants of de adviespraktijk van belastingadviseurs. Voor complexe fiscale kwesties verwijzen wij door naar een belastingadviseur of fiscalist.

Fit in Finance werkt uitsluitend met e-Boekhouden als boekhoudpakket. Gebruik van een ander pakket is alleen mogelijk na uitdrukkelijke schriftelijke afspraak en kan meerkosten met zich meebrengen.

4

Wat wij van jou nodig hebben

Een goede administratie werkt twee kanten op. Om jouw administratie goed en tijdig te kunnen verzorgen, zijn wij afhankelijk van de informatie die jij ons aanlevert. Concreet verwachten wij van jou:

Het tijdig aanleveren van alle inkoop- en verkoopfacturen, bonnen en relevante documenten — bij voorkeur wekelijks, uiterlijk vóór de 5e van de volgende maand
Volledige en juiste informatie over jouw bedrijfsactiviteiten, zakelijke transacties en wijzigingen in je onderneming
Tijdige toegang tot jouw bankieren, indien een bankkoppeling is ingesteld, of het regelmatig aanleveren van bankafschriften
Bereikbaarheid voor vragen die wij hebben over ingediende stukken
Het doorgeven van wijzigingen in je persoonlijke of bedrijfssituatie die van invloed zijn op de administratie (bijv. privégebruik van zakelijke middelen, nieuwe activiteiten, DGA-salaris, etc.)

Aanlevering na de deadline? Als stukken structureel te laat worden aangeleverd, kan het voorkomen dat btw-aangiftes niet tijdig kunnen worden ingediend. De boetes en rente die de Belastingdienst daarvoor oplegt, zijn voor jouw rekening, tenzij de vertraging aantoonbaar bij ons ligt.

Jij bent te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die je aanlevert. Fit in Finance gaat uit van de juistheid van de ontvangen informatie en is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het aanleveren van onjuiste of onvolledige gegevens.

5

Prijzen en betaling

Tarieven

Alle tarieven op onze website en in offertes zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Fit in Finance is btw-plichtig en brengt het wettelijke btw-tarief (momenteel 21%) in rekening.

De vaste maandelijkse abonnementsprijs dekt de diensten zoals beschreven in jouw pakket. Werkzaamheden die buiten het pakket vallen — zoals een buitengewoon hoog aantal facturen, correctie van eerdere jaren of aanvullend advies — worden op basis van een uurtarief van €75,- excl. btw afgerekend, tenzij anders afgesproken.

Meerwerk en overschrijding factuuraantal

Ieder pakket geldt voor een maximaal aantal facturen per maand (10, 20, 30 of 40). Overschrijd je dit structureel (drie maanden of meer), dan stellen wij voor om over te stappen op een hoger pakket. Bij incidentele overschrijding rekenen wij €2,50 excl. btw per extra factuur.

Betaling

Facturen worden maandelijks achteraf verzonden, doorgaans in de eerste week van de opvolgende maand. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

Bij overschrijding van de betalingstermijn behouden wij het recht om:

Wettelijke rente in rekening te brengen vanaf de vervaldatum
Onze werkzaamheden op te schorten totdat de openstaande factuur is voldaan
Incassokosten in rekening te brengen conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK)

                Tariefwijzigingen: Fit in Finance behoudt het recht tarieven jaarlijks aan te passen, bijvoorbeeld op basis van inflatie of loonkostenontwikkeling. Wij communiceren een prijswijziging minimaal 1 maand van tevoren per e-mail. Je hebt dan het recht de overeenkomst te beëindigen per de ingangsdatum van de nieuwe tarieven.
              

6

Looptijd en opzegging

Looptijd

De overeenkomst met Fit in Finance wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk een bepaalde looptijd is overeengekomen. Er geldt geen minimale contractduur.

Opzegtermijn

Opzegtermijn: 1 kalendermaand.
Je kunt de overeenkomst op elk moment schriftelijk opzeggen per e-mail aan hallo@fitinfinance.nl. De opzegtermijn is één volledige kalendermaand, ingaande op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin je opzegt.

Voorbeeld: Zeg je op 15 maart op, dan loopt de overeenkomst door tot en met 30 april. Over april factureren wij normaal.

Wat er bij opzegging gebeurt

Na verloop van de opzegtermijn leveren wij jou alle beschikbare administratieve gegevens over. Je behoudt toegang tot e-Boekhouden tijdens de opzegtermijn. Na afloop van de opzegtermijn vervalt de licentie die via Fit in Finance verstrekt is.

Fit in Finance draagt jouw administratie zorgvuldig over aan jou of aan een door jou aangewezen opvolger. Wij rekenen hiervoor geen overdrachtskosten, tenzij sprake is van buitengewoon veel werk of het overdragen van gegevens over meerdere jaren.

Opzegging door Fit in Finance

Ook Fit in Finance kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één maand. In uitzonderlijke gevallen — zoals ernstig betalingsverzuim (meer dan 60 dagen achterstallig) of het aanleveren van aantoonbaar frauduleuze informatie — behouden wij het recht de overeenkomst per direct te beëindigen.

7

Aansprakelijkheid

Fit in Finance verricht haar werkzaamheden naar beste inzicht en professionaliteit, maar is een inspanningsverplichting aangegaan en geen resultaatsverplichting. Dit betekent dat wij ons best doen om jouw administratie correct en tijdig te verzorgen, maar geen garanties kunnen geven op specifieke fiscale uitkomsten.

Beperking van aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Fit in Finance is beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk in de betreffende kalenderjaar aan jou in rekening is gebracht, met een maximum van €5.000,- per aansprakelijkheidsgebeurtenis. Fit in Finance is nooit aansprakelijk voor:

Indirecte schade, zoals gederfde omzet, gederfde winst of gevolgschade
Boetes of naheffingen van de Belastingdienst die het gevolg zijn van door jou onjuist of onvolledig aangeleverde informatie
Schade door technische storingen bij e-Boekhouden of andere derde partijen
Schade die is ontstaan doordat wij onze werkzaamheden hebben opgeschort wegens betalingsverzuim

Belastingboetes en rente: Als de Belastingdienst een boete of belastingrente oplegt, is dit primair de verantwoordelijkheid van jou als belastingplichtige. Wij kunnen alleen aansprakelijk worden gesteld als aantoonbaar is dat de boete of rente een direct gevolg is van een fout die wij hebben gemaakt.

Fouten corrigeren

Maak je een fout in je aangeleverde gegevens, of ontdekken wij achteraf een onvolkomenheid? Dan corrigeren wij dit zo snel mogelijk. Herstelwerkzaamheden die het gevolg zijn van door jou aangeleverde onjuiste informatie vallen buiten het pakket en worden aanvullend gefactureerd.

8

Vertrouwelijkheid en privacy

Fit in Finance verwerkt persoonsgegevens en bedrijfsgegevens vertrouwelijk. Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij:

Je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven
Het noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening (bijv. gegevens doorzetten naar de Belastingdienst)
Wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Fit in Finance heeft een geheimhoudingsplicht voor alle informatie die wij in het kader van de dienstverlening ontvangen. Deze verplichting geldt ook voor medewerkers en eventuele onderaannemers van Fit in Finance.

Fit in Finance verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie verwijzen wij naar ons privacybeleid, beschikbaar op onze website.

                Bewaartermijn: Administratieve gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Na deze periode worden gegevens op een veilige manier vernietigd.
              

9

Intellectueel eigendom

Alle door Fit in Finance opgestelde documenten, rapportages, sjablonen en werkwijzen zijn en blijven eigendom van Fit in Finance, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Denk hierbij aan standaard rapportageformaten, dashboards of interne werkwijzen.

Jaarcijfers, btw-aangiftes en andere documenten die specifiek voor jouw onderneming zijn opgesteld en door jou zijn betaald, zijn jouw eigendom. Je mag deze vrij gebruiken voor jouw bedrijfsvoering.

Het is niet toegestaan om werkwijzen of sjablonen van Fit in Finance te kopiëren, te verveelvoudigen of enige wijze commercieel te exploiteren zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

10

Klachten

Heb je een klacht over onze dienstverlening? Wij nemen dat serieus en proberen het altijd snel en goed op te lossen. Zo werkt het:

Stap 1 – Bespreek het direct met ons. Stuur een e-mail naar hallo@fitinfinance.nl of bel ons op +316 520 755 29. Wij reageren binnen 2 werkdagen.
Stap 2 – Schriftelijke klacht. Kom je er niet uit via het gesprek, dan kun je jouw klacht schriftelijk indienen. Wij nemen die binnen 10 werkdagen in behandeling en komen met een inhoudelijke reactie.
Stap 3 – Externe geschillenbeslechting. Komen we er samen niet uit, dan kun je het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter (zie artikel 12). Wij staan ook open voor mediation als alternatief.

Klachten hebben geen invloed op jouw betalingsverplichting voor verrichte werkzaamheden, tenzij wij schriftelijk anders overeenkomen.

11

Wijzigingen voorwaarden

Fit in Finance behoudt het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wij informeren jou minimaal 30 dagen van tevoren over een wijziging per e-mail.

Als je het niet eens bent met de gewijzigde voorwaarden, heb je het recht de overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de nieuwe voorwaarden ingaan, met inachtneming van de gebruikelijke opzegtermijn van 1 maand. Gebruik je onze diensten na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden, dan ga je daarmee akkoord.

De meest actuele versie van deze voorwaarden is altijd te vinden op onze website. Je kunt ook een exemplaar opvragen via hallo@fitinfinance.nl.

12

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle overeenkomsten en geschillen tussen Fit in Finance en haar klanten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden bij voorkeur in goed overleg opgelost. Komen wij er samen niet uit, dan is de bevoegde rechter de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem, exclusief bevoegd om van het geschil kennis te nemen.

Deze clausule doet geen afbreuk aan dwingendrechtelijke bepalingen die in het voordeel van jou als klant gelden.