1Wie zijn wij
Fit in Finance is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij zijn een administratiekantoor (eenmanszaak) met de volgende gegevens:
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (daartoe zijn wij niet verplicht). Voor alle vragen over privacy kun je rechtstreeks bij ons terecht via bovenstaande gegevens.
2Welke gegevens we verwerken
Om jouw administratie te kunnen voeren en onze dienstverlening te leveren, verwerken wij onder meer:
- Bedrijfs- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-nummer.
- Financiële en administratieve gegevens: facturen, bonnen, bankmutaties, bankrekeningnummer (IBAN), en de gegevens die nodig zijn voor je boekhouding en aangiftes.
- Fiscale persoonsgegevens: als je de aangifte inkomstenbelasting bij ons uitbesteedt (PLUS), verwerken wij ook je burgerservicenummer (BSN) en, indien van toepassing, de gegevens van je fiscale partner. Het BSN gebruiken wij uitsluitend waar de wet dat voor belastingaangiftes voorschrijft.
- Contactgegevens via de website: als je het contactformulier invult, verwerken wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht.
- Beperkte technische gegevens bij een bezoek aan onze website (zie punt 7).
3Waarvoor en op welke grondslag
Wij verwerken je gegevens alleen voor duidelijke doelen, en telkens op een geldige grondslag uit de AVG:
- Uitvoering van de overeenkomst: het voeren van je administratie, het verzorgen en indienen van btw-, IB- en VpB-aangiftes, het opstellen van jaarcijfers, facturatie en (indien afgesproken) automatische incasso.
- Wettelijke verplichting: het indienen van aangiftes bij de Belastingdienst en het naleven van de fiscale bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang: contact met je onderhouden, je vragen beantwoorden en onze dienstverlening verbeteren.
- Toestemming: voor zover we gegevens verwerken die niet onder een van bovenstaande grondslagen vallen, doen we dat alleen met jouw toestemming, die je altijd weer kunt intrekken.
4Met wie we gegevens delen
Wij verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht. Met de partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Concreet werken wij met:
- Belastingdienst, voor het indienen van je aangiftes (wettelijke verplichting).
- SnelStart, de boekhoudsoftware waarin je administratie wordt gevoerd.
- WeFact, waarmee wij onze facturen aan jou opstellen en versturen.
- Mollie, de betaaldienstverlener waarmee (als je daarvoor kiest) de automatische incasso van je maandbedrag verloopt.
- SalarisVisie, onze partner voor loonadministratie, uitsluitend als je personeel hebt en wij dit voor je regelen.
- De verwerker van ons contactformulier, die berichten vanaf de website veilig bij ons aflevert.
- Onze hostingpartij, waarop deze website draait.
Wij geven je gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dat onvermijdelijk is en met passende waarborgen omkleed.
5Hoe lang we bewaren
Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar (voor onroerende zaken 10 jaar). Na afloop van die termijn vernietigen wij de gegevens op een veilige manier. Contactgegevens en gegevens die niet onder de bewaarplicht vallen, bewaren we niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld.
6Beveiliging & geheimhouding
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Iedereen die namens Fit in Finance met jouw gegevens werkt, is gebonden aan geheimhouding. Merk je dat er toch iets niet in orde is met de beveiliging van je gegevens? Neem dan direct contact met ons op.
7Cookies & website
Onze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies en we volgen je surfgedrag niet. Voor de vormgeving laden we het lettertype Inter via Google Fonts; daarbij kan je IP-adres technisch door Google worden verwerkt. Verder worden bij een websitebezoek alleen de gebruikelijke technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de site te tonen en veilig te houden.
8Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- Inzage in de gegevens die wij van je verwerken
- Rectificatie (correctie) van onjuiste gegevens
- Verwijdering van je gegevens, voor zover de bewaarplicht dat toelaat
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar tegen de verwerking
- Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit)
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar hallo@fitinfinance.nl. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van een maand.
9Klacht of vraag
Heb je een vraag over hoe wij met je gegevens omgaan, of ben je het ergens niet mee eens? Neem dan eerst contact met ons op, we lossen het graag samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.